--- title: "Zeiterfassung KMU" description: "Projektzeiten, Anwesenheit und Urlaub für kleine Teams. Lernen Sie den Ablauf vom ersten Projekt bis zum Monatsbericht kennen und starten Sie kostenlos." language: "de" lastmod: "2026-10-29" canonical: "https://minutezilla.com/de/zeiterfassung-kmu/" source: "generated" generator: "TYPO3 si_llms_txt" --- Zeiterfassung für KMU # Zeiterfassung für kleine Teams: vom Projekt zum Monatsbericht Projektzeiten, Anwesenheit und Urlaub für kleine Teams. Lernen Sie den Ablauf vom ersten Projekt bis zum Monatsbericht kennen und starten Sie kostenlos. [Kostenlos starten](https://app.minutezilla.com/register) [Kostenlose Vorlagen](#stundenzettel-vorlage) Alle Funktionen bis zum 1. Juni 2027 kostenlos. Ohne Kreditkarte. ![Minutezilla-Ablauf als Illustration: Kundenprojekt, Timer und Bericht.](https://minutezilla.com/fileadmin/_processed_/a/0/csm_minutezilla-kmu-workflow-20261020_d3b09e9e94.webp "Minutezilla") ### Arbeit dem richtigen Projekt zuordnen Timer und manuelle Einträge halten fest, wofür Kunden- und Projektzeit angefallen ist. ### Den Arbeitstag gesondert erfassen Check-in, erfasste Pausen und Check-out dokumentieren Anwesenheit. Projektzeiten bleiben eine eigene Übersicht. ### Die passenden Berichte prüfen Zeitberichte als PDF und getrennte HR-Berichte als CSV unterstützen Ihre Prüfung. Zeitraum und Felder vor der Übergabe abstimmen. ## In vier Schritten mit Ihrem Team starten Testen Sie den Ablauf zunächst mit einem Projekt und einer weiteren Person. Das folgende Beispiel ist keine Kundenreferenz. ### 1. Kunde und Projekt anlegen Verwenden Sie einen eindeutigen Projektnamen. Legen Sie fest, wie Tätigkeiten beschrieben und den Projekten zugeordnet werden. ### 2. Eine weitere Person einladen Klären Sie Rollen und Zuständigkeiten. Für Urlaub und HR-Berichte aktivieren Sie die HR-Funktionen und richten die benötigten Einstellungen ein. ### 3. Einen Arbeitstag erfassen Testen Sie den Projekt-Timer und einen manuellen Eintrag. Üben Sie getrennt davon Check-in, Pause und Check-out. ### 4. Den ersten Bericht prüfen Wählen Sie den passenden Zeitraum und kontrollieren Sie Beschreibungen und Zuordnungen. Vergleichen Sie den Export mit den Anforderungen der empfangenden Stelle. ## Passt Minutezilla zu Ihrem Team? Sie sammeln Projektstunden in einer Tabelle, Urlaubsanträge per Nachricht und Anwesenheit in einer weiteren Liste? Minutezilla führt diese Abläufe in einem Workspace zusammen. Sie sehen, welche Arbeit einem Kundenprojekt zugeordnet wurde, wie der Arbeitstag erfasst ist und welche Abwesenheiten beantragt oder entschieden wurden. Der folgende Ablauf richtet sich an kleine Dienstleistungsteams, etwa eine Agentur oder IT-Beratung mit fünf bis zwanzig Personen. Die Teamgröße ist ein Anwendungsbeispiel, keine Produktgrenze. Entscheidend ist, ob Sie Projektzeiten, Anwesenheit und Urlaub gemeinsam organisieren möchten. ## Vom ersten Projekt zum nutzbaren Bericht Starten Sie mit einem Kunden und einem laufenden Projekt. Ein Name wie „Beispielkunde – Website“ macht die Zuordnung verständlich. Laden Sie zunächst eine weitere Person ein und vereinbaren Sie, was in die Tätigkeitsbeschreibung gehört: „Startseite überarbeiten“ erklärt einen Eintrag besser als „Arbeit“. Beim Aufgabenwechsel wird der bisherige Timer gestoppt und ein neuer Eintrag für die nächste Tätigkeit gestartet. Vergessene Zeiten können manuell ergänzt werden. Prüfen Sie im Zeitbericht, ob Zeitraum, Beschreibung und Projektzuordnung stimmen. So testen Sie den vollständigen Ablauf, bevor das gesamte Team beginnt. ## Drei Übersichten mit unterschiedlichen Aufgaben - **Projektzeiten** zeigen den Aufwand für Kunden, Projekte und Tätigkeiten. - **Anwesenheit** hält Check-in, tatsächlich erfasste Pausen und Check-out fest. - **Urlaub** wird über Anträge, Entscheidungen und Kontingente verwaltet. Diese Werte sind nicht austauschbar. Ein Urlaubsantrag ist keine geleistete Projektstunde. Vereinbaren Sie im Team, wie Projekt-Timer und Anwesenheit genutzt werden und wer fehlende Angaben klärt. ## Ein klarer Ablauf für den Monatsabschluss Legen Sie einen Stichtag für Korrekturen fest. Mitarbeitende prüfen ihre Einträge; die zuständige Person kontrolliert Kunden- und Projektzuordnungen. Für die Personalprüfung werden unvollständige Anwesenheitseinträge, offene Urlaubsanträge und die hinterlegten Überstundenschwellen gesondert betrachtet. Zeitberichte können als PDF exportiert werden. In den HR-Berichten stehen getrennte CSV-Exporte zur Verfügung: Anwesenheit und Überstunden für einen Zeitraum, Urlaubsstände für ein Jahr. Stimmen Sie die benötigten Felder mit der empfangenden Stelle ab. Diese Exporte sind keine automatische Lohnabrechnung und keine zugesagte direkte DATEV-Schnittstelle. ## Was vor dem Start eingerichtet sein muss Ein Admin legt die Zuständigkeiten fest. Für Urlaub und HR-Berichte müssen die HR-Funktionen im Workspace aktiviert sein. Urlaubsarten, Jahreskontingente und gegebenenfalls Genehmigungsabläufe werden vor dem Teamstart eingerichtet. Entscheidungen treffen die jeweils zuständigen Admins oder Manager; eine Person kann ihren eigenen Antrag nicht genehmigen. Die Web-App benötigt eine Internetverbindung. Klären Sie Zugriffe, Korrekturen und Aufbewahrung passend zu Ihrem Unternehmen. Informationen zu Hosting und Auftragsverarbeitung finden Sie unter [Sicherheit und Datenschutz](https://minutezilla.com/de/security/). ## Sie möchten zunächst mit einer Vorlage anfangen? Für einzelne Personen oder wenige Einträge kann eine Tabelle genügen. Die [Wochen- und Monatsvorlage für Google Tabellen](https://minutezilla.com/de/google-tabellen-stundenzettel-vorlagen/) enthält einen Download, eine Vorschau und ein ausgefülltes Rechenbeispiel. Eine Anmeldung ist dafür nicht erforderlich. Die bisherigen [Excel-](https://minutezilla.com/fileadmin/minutezilla/templates/minutezilla-timesheet-de.xlsx) und [PDF-Stundenzettel](https://minutezilla.com/fileadmin/minutezilla/templates/minutezilla-timesheet-de.pdf) bleiben ebenfalls verfügbar. Die Excel-Datei bietet 31 Zeilen für Arbeitsabschnitte; ungültige oder unvollständige Zeilen fehlen in ihrer Summe. Prüfen Sie deshalb die Statusspalte. Die PDF wird von Hand ausgefüllt. ## Testen Sie eine typische Arbeitswoche Legen Sie ein Projekt an, laden Sie eine zweite Person ein und prüfen Sie gemeinsam den ersten Bericht. Wenn Urlaub Teil Ihres Ablaufs ist, testen Sie zusätzlich [einen Antrag mit anschließender Freigabe](https://minutezilla.com/de/urlaubsverwaltung-mit-zeiterfassung/). [Minutezilla kostenlos starten](https://app.minutezilla.com/register). Alle Funktionen sind während der Launch-Phase bis zum 1. Juni 2027 ohne Kreditkarte freigeschaltet. Die späteren Tarife sind geplant; die [aktuellen Konditionen](https://minutezilla.com/de/pricing/) stehen auf der Preisseite. ## Funktionen und Vorlagen für Ihr Team Für den Monatsabschluss sind HR-Berichte, Rollen und Exporte relevant. Die verlinkten Seiten helfen bei der Auswahl Ihrer Abläufe. [Zeiterfassung mit Urlaub](https://minutezilla.com/de/urlaubsverwaltung-mit-zeiterfassung/) [HR-Berichte](https://minutezilla.com/de/funktionen/hr-berichte/) [Rollen und Rechte](https://minutezilla.com/de/funktionen/rollen-rechte/) [Urlaub verwalten](https://minutezilla.com/de/funktionen/urlaub/) [Stundenzettel-Vorlage](https://minutezilla.com/de/zeiterfassung-kmu/#stundenzettel-vorlage) FAQ ## Fragen vor dem Teamstart ### Für welche kleinen Unternehmen eignet sich der Ablauf? Für Teams, die Kunden- und Projektzeiten erfassen und Anwesenheit oder Urlaub im selben Workspace organisieren möchten. Die Beispiele mit fünf bis zwanzig Personen sind keine Produktgrenze. ### Sind Projektzeit und Anwesenheit dasselbe? Nein. Projektzeiten ordnen Tätigkeiten Kunden und Projekten zu. Anwesenheit dokumentiert den erfassten Arbeitstag mit Pausen. Vereinbaren Sie, wie beide Abläufe im Team genutzt werden. ### Was kostet Minutezilla derzeit? Während der Launch-Phase sind alle Funktionen bis zum 1. Juni 2027 ohne Kreditkarte freigeschaltet. Spätere Tarife sind geplant; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Angaben auf der Preisseite. ## Prüfen Sie Ihren ersten Projektbericht Legen Sie ein Projekt an und testen Sie den Ablauf mit einer weiteren Person. Entscheiden Sie anhand Ihrer eigenen Einträge, ob Minutezilla zu Ihrem Team passt. [Kostenlos starten](https://app.minutezilla.com/register "Kostenlos starten") [Preise ansehen](https://minutezilla.com/de/pricing/ "Preise ansehen")