Vom Urlaubsantrag zur nachvollziehbaren Entscheidung
Eine Nachricht wie „Kann ich nächste Woche frei nehmen?“ lässt wichtige Fragen offen: Welche Tage sind gemeint? Wer entscheidet? Ist der Antrag bereits genehmigt? In Minutezilla stellt ein Teammitglied den Antrag mit Abwesenheitsart und Zeitraum. Die zuständige Person prüft ihn im vorgesehenen Ablauf; die Entscheidung und die zugehörigen Kontingente lassen sich anschließend im System nachsehen.
Zeiterfassung, Anwesenheit und Urlaub gehören zum selben Teamalltag. Sie bleiben dennoch getrennte Aufzeichnungen: Projektzeiten dokumentieren geleistete Tätigkeiten, Anwesenheit den erfassten Arbeitstag und Urlaubsanträge eine geplante Abwesenheit.
Vor dem ersten Antrag: Einstellungen und Zuständigkeiten
Die HR-Funktionen müssen für den Workspace aktiviert sein. Ein Admin richtet Abwesenheitsarten und die passenden Jahreskontingente ein. Ob eine Art eine Genehmigung erfordert oder ein Kontingent belastet, hängt von ihrer Konfiguration ab.
Legen Sie fest, wer Anträge prüft, und stimmen Sie Vertretung und offene Kundenaufgaben im Team ab. Ein eingetragenes Kontingent ersetzt nicht die Prüfung des individuellen Urlaubsanspruchs. Für einen Ablauf mit Genehmigung sollte die Abwesenheitsart entsprechend eingerichtet sein.
Beispiel: Lea beantragt zwei freie Tage
Das folgende Beispiel dient zur Erklärung und ist keine Kundenreferenz. Lea möchte am Donnerstag und Freitag frei nehmen. Sie prüft ihr angezeigtes Kontingent, wählt die eingerichtete Urlaubsart und trägt den Zeitraum ein. Vor dem Absenden kontrolliert sie die Angaben und verzichtet auf unnötige persönliche Informationen in der Notiz.
Für eine genehmigungspflichtige Urlaubsart wird der Antrag zunächst als offen geführt. Der Antrag allein ist noch keine Zusage. Lea kann den Status in ihrer Übersicht verfolgen.
Die zuständige Person prüft und entscheidet
Ein zuständiger Admin oder Manager prüft den Antrag unter Berücksichtigung der Teamabsprachen. Ist ein Genehmigungsschritt einer bestimmten Person zugewiesen, ist diese Zuordnung maßgeblich. Die antragstellende Person kann ihren eigenen Antrag nicht genehmigen.
Bei mehrstufigen Abläufen kann nach einer ersten Freigabe noch ein weiterer Schritt offen sein. Prüfen Sie deshalb den Gesamtstatus. Die Entscheidung wird in der App mitgeteilt; eine E-Mail-Benachrichtigung wird hier nicht zugesagt. Lea prüft danach Status und Kontingent in ihrer Übersicht.
Was während der Abwesenheit erfasst wird
Urlaub wird nicht als geleistete Kunden- oder Projektzeit eingetragen. An Arbeitstagen erfassen Mitarbeitende ihre Tätigkeiten mit dem Projekt-Timer oder manuell und dokumentieren den Arbeitstag über Check-in, Pausen und Check-out.
Vor einer Auswertung prüfen Verantwortliche offene Anträge und unvollständige Anwesenheitseinträge getrennt. Dadurch wird aus einer fehlenden Zeitbuchung nicht versehentlich ein angenommener Urlaubstag. Wie Projektzeiten und Anwesenheit im kleinen Team zusammenpassen, zeigt der KMU-Ablauf.
Urlaubsstände und Arbeitszeiten passend auswerten
Die HR-Berichte stellen getrennte Auswertungen bereit. Anwesenheit und Überstunden werden nach Zeitraum betrachtet; der Urlaubsbericht zeigt die Jahreskontingente und genutzten Tage je Abwesenheitsart. Die CSV-Dateien werden je Bericht separat heruntergeladen.
Prüfen Sie vor einer Übergabe den Zeitraum, den Bearbeitungsstand der Anträge und die benötigten Felder. Ein Export ist keine automatische Lohnabrechnung. Er ersetzt auch keine organisatorischen Regeln zu Zugriff, Korrekturen oder Aufbewahrung. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Berichte und Sicherheit und Datenschutz.
Testen Sie den Ablauf mit zwei Personen
Richten Sie eine passende Urlaubsart und ein Kontingent ein. Lassen Sie eine Person einen Beispielantrag stellen und eine andere zuständige Person entscheiden. Prüfen Sie anschließend den Antragstatus, die Benachrichtigung und die angezeigten Kontingente.
Minutezilla kostenlos starten. Während der Launch-Phase sind alle Funktionen bis zum 1. Juni 2027 ohne Kreditkarte freigeschaltet. Spätere Tarife sind geplant; die aktuellen Konditionen finden Sie auf der Preisseite.
