Passt Minutezilla zu Ihrem Team?
Sie sammeln Projektstunden in einer Tabelle, Urlaubsanträge per Nachricht und Anwesenheit in einer weiteren Liste? Minutezilla führt diese Abläufe in einem Workspace zusammen. Sie sehen, welche Arbeit einem Kundenprojekt zugeordnet wurde, wie der Arbeitstag erfasst ist und welche Abwesenheiten beantragt oder entschieden wurden.
Der folgende Ablauf richtet sich an kleine Dienstleistungsteams, etwa eine Agentur oder IT-Beratung mit fünf bis zwanzig Personen. Die Teamgröße ist ein Anwendungsbeispiel, keine Produktgrenze. Entscheidend ist, ob Sie Projektzeiten, Anwesenheit und Urlaub gemeinsam organisieren möchten.
Vom ersten Projekt zum nutzbaren Bericht
Starten Sie mit einem Kunden und einem laufenden Projekt. Ein Name wie „Beispielkunde – Website“ macht die Zuordnung verständlich. Laden Sie zunächst eine weitere Person ein und vereinbaren Sie, was in die Tätigkeitsbeschreibung gehört: „Startseite überarbeiten“ erklärt einen Eintrag besser als „Arbeit“.
Beim Aufgabenwechsel wird der bisherige Timer gestoppt und ein neuer Eintrag für die nächste Tätigkeit gestartet. Vergessene Zeiten können manuell ergänzt werden. Prüfen Sie im Zeitbericht, ob Zeitraum, Beschreibung und Projektzuordnung stimmen. So testen Sie den vollständigen Ablauf, bevor das gesamte Team beginnt.
Drei Übersichten mit unterschiedlichen Aufgaben
- Projektzeiten zeigen den Aufwand für Kunden, Projekte und Tätigkeiten.
- Anwesenheit hält Check-in, tatsächlich erfasste Pausen und Check-out fest.
- Urlaub wird über Anträge, Entscheidungen und Kontingente verwaltet.
Diese Werte sind nicht austauschbar. Ein Urlaubsantrag ist keine geleistete Projektstunde. Vereinbaren Sie im Team, wie Projekt-Timer und Anwesenheit genutzt werden und wer fehlende Angaben klärt.
Ein klarer Ablauf für den Monatsabschluss
Legen Sie einen Stichtag für Korrekturen fest. Mitarbeitende prüfen ihre Einträge; die zuständige Person kontrolliert Kunden- und Projektzuordnungen. Für die Personalprüfung werden unvollständige Anwesenheitseinträge, offene Urlaubsanträge und die hinterlegten Überstundenschwellen gesondert betrachtet.
Zeitberichte können als PDF exportiert werden. In den HR-Berichten stehen getrennte CSV-Exporte zur Verfügung: Anwesenheit und Überstunden für einen Zeitraum, Urlaubsstände für ein Jahr. Stimmen Sie die benötigten Felder mit der empfangenden Stelle ab. Diese Exporte sind keine automatische Lohnabrechnung und keine zugesagte direkte DATEV-Schnittstelle.
Was vor dem Start eingerichtet sein muss
Ein Admin legt die Zuständigkeiten fest. Für Urlaub und HR-Berichte müssen die HR-Funktionen im Workspace aktiviert sein. Urlaubsarten, Jahreskontingente und gegebenenfalls Genehmigungsabläufe werden vor dem Teamstart eingerichtet. Entscheidungen treffen die jeweils zuständigen Admins oder Manager; eine Person kann ihren eigenen Antrag nicht genehmigen.
Die Web-App benötigt eine Internetverbindung. Klären Sie Zugriffe, Korrekturen und Aufbewahrung passend zu Ihrem Unternehmen. Informationen zu Hosting und Auftragsverarbeitung finden Sie unter Sicherheit und Datenschutz.
Sie möchten zunächst mit einer Vorlage anfangen?
Für einzelne Personen oder wenige Einträge kann eine Tabelle genügen. Die Wochen- und Monatsvorlage für Google Tabellen enthält einen Download, eine Vorschau und ein ausgefülltes Rechenbeispiel. Eine Anmeldung ist dafür nicht erforderlich.
Die bisherigen Excel- und PDF-Stundenzettel bleiben ebenfalls verfügbar. Die Excel-Datei bietet 31 Zeilen für Arbeitsabschnitte; ungültige oder unvollständige Zeilen fehlen in ihrer Summe. Prüfen Sie deshalb die Statusspalte. Die PDF wird von Hand ausgefüllt.
Testen Sie eine typische Arbeitswoche
Legen Sie ein Projekt an, laden Sie eine zweite Person ein und prüfen Sie gemeinsam den ersten Bericht. Wenn Urlaub Teil Ihres Ablaufs ist, testen Sie zusätzlich einen Antrag mit anschließender Freigabe.
Minutezilla kostenlos starten. Alle Funktionen sind während der Launch-Phase bis zum 1. Juni 2027 ohne Kreditkarte freigeschaltet. Die späteren Tarife sind geplant; die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisseite.
