Ein Projekt kann pünktlich geliefert und trotzdem schlecht kalkuliert sein. Wenn Beratung, interne Abstimmungen und Korrekturen nicht erfasst werden, sieht der Aufwand kleiner aus, als er tatsächlich war. Projektzeiterfassung hilft dir, Angebote und Abläufe anhand eigener Zahlen zu verbessern.
Das Rechenbeispiel: Ein Festpreisprojekt
Eine Agentur berechnet für ein Projekt 4.800 Euro netto. Das Team erfasst 60 Stunden. Daraus ergibt sich ein durchschnittlicher Projekterlös von 80 Euro pro erfasster Stunde. Dieser Wert ist noch kein Gewinn: Personalaufwand, Gemeinkosten und Fremdleistungen sind nicht abgezogen.
Kommen 15 bisher übersehene Stunden für Abstimmung und Korrekturen hinzu, sind es insgesamt 75 Stunden. Der durchschnittliche Erlös sinkt auf 64 Euro pro Stunde. Die Rechnung zeigt, weshalb vollständige Projektzuordnung für die Kalkulation wichtig ist.
Rentabilität braucht eine Kostengrundlage
Nimm für eine vereinfachte Betrachtung kalkulatorische interne Kosten von 50 Euro pro Stunde an. Bei 75 Stunden entstehen damit 3.750 Euro. Ohne weitere Kosten blieben 1.050 Euro rechnerischer Beitrag. Fallen zusätzlich 600 Euro Fremdleistungen an, bleiben 450 Euro.
Die Werte sind fiktiv. Was im internen Kostensatz bereits enthalten ist, musst du vorher festlegen, damit beispielsweise Gemeinkosten nicht doppelt abgezogen werden. Für Buchhaltung oder steuerliche Bewertungen ersetzt diese Projektbetrachtung keine fachliche Prüfung.
Mit wenigen Kategorien anfangen
Verwende zunächst verständliche Kategorien: Konzeption, Umsetzung, Abstimmung und Korrektur. Zu viele Auswahlmöglichkeiten erhöhen den Buchungsaufwand und machen Zuordnungen uneinheitlich. Entscheidend ist, dass alle dieselbe Tätigkeit ähnlich einordnen.
Trenne außerdem „auf ein Projekt gebucht“ von „dem Kunden zusätzlich berechenbar“. Bei Festpreisen erhöhen zusätzliche interne Stunden nicht automatisch den Rechnungsbetrag. Bei Stundenprojekten muss die Abrechenbarkeit zur Vereinbarung passen.
Minutezilla kostenlos testen
Zeiterfassung, Anwesenheit, Pausen und Urlaub in einem Tool. Direkt im Browser, ohne Kreditkarte.
Abweichungen besprechen, ohne Schuldige zu suchen
Vergleiche geplante und erfasste Stunden je Phase. Stelle konkrete Fragen: War das Briefing vollständig? Gab es zusätzliche Wünsche? War die Zahl der Feedbackrunden geregelt? Wiederkehrende Abweichungen sind eine Grundlage für bessere Angebote und klarere Leistungsgrenzen.
Führe eine kurze Nachbesprechung zeitnah durch. Monate später lässt sich oft kaum noch erklären, warum eine Kategorie besonders viel Zeit gebraucht hat.
Vier Kennzahlen für den Projektabschluss
- Vollständiger Zeitaufwand je Projektphase.
- Durchschnittlicher Nettoerlös pro erfasster Stunde.
- Abweichung zum geplanten Aufwand.
- Kalkulatorischer Beitrag nach eindeutig definierten Kosten.
Häufige Fragen
Sind viele abrechenbare Stunden immer gut?
Nicht automatisch. Qualität, Auslastung, Kundenbindung und ein realistischer Leistungsumfang gehören ebenfalls zur Bewertung.
Muss jede kurze Abstimmung einzeln dokumentiert werden?
Vereinbart eine praktikable Erfassung, die den Aufwand vollständig und nachvollziehbar abbildet. Vermeidet nachträgliche Fantasiewerte und unklare Rundung.
Praktisch ausprobieren: Erfasse Tätigkeiten mit Projektzuordnung in Minutezilla und nutze die Berichte als Grundlage für eure nächste Projektbesprechung.
