Das neue Tool ist ausgewählt. Doch im bisherigen System läuft noch ein Timer, der letzte Monatsbericht ist nicht geprüft und zwei Mitarbeitende haben Zeiten nachzutragen. Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob der Wechsel ruhig verläuft oder die Buchhaltung später nach fehlenden Stunden sucht.
Ein Monatsanfang kann ein übersichtlicher Starttermin sein. Er ist aber keine Voraussetzung: Wichtiger sind ein eindeutiger Stichtag, gesicherte Aufzeichnungen und die klare Absprache, wo neue Zeiten erfasst werden. Diese Checkliste hilft kleinen Teams, den Übergang vorzubereiten.
Legen Sie fest, welche Zeit wohin gehört
Notieren Sie Datum und Uhrzeit des Wechsels sowie die verwendete Zeitzone. Zum Beispiel: Ab Montag, 2. November 2026, 00:00 Uhr deutscher Zeit werden neue Arbeitszeiten im neuen System erfasst. Dieses Datum ist ein Planungsbeispiel, keine allgemeine Empfehlung für Ihren Betrieb.
Wer einen Einsatz über den Stichtag hinweg hat, braucht eine gesonderte Absprache. Teilen Sie einen tatsächlichen Vorgang nur so auf, dass die reale Arbeitszeit vollständig und ohne Überschneidung dokumentiert bleibt. Besprechen Sie außerdem, wer nach dem Wechsel noch Korrekturen im alten Zeitraum bearbeiten darf.
| Frage | Vor dem Wechsel festhalten |
|---|---|
| Neue Zeiten | Ab wann wird ausschließlich im neuen System erfasst? |
| Alte Zeiträume | Wo bleiben die Aufzeichnungen und späteren Korrekturen? |
| Laufende Timer | Wer prüft sie vor dem Wechsel und beendet sie zum tatsächlichen Ende? |
| Berichte | Wer erstellt und kontrolliert den letzten Bericht des alten Zeitraums? |
| Rückfragen | Wer entscheidet bei fehlenden oder widersprüchlichen Einträgen? |
Zwei Systeme gleichzeitig als verbindliche Erfassung zu verwenden, macht den Abgleich unnötig schwer. Ein zeitlich begrenzter Vergleich kann sinnvoll sein; bestimmen Sie dabei ausdrücklich, welches System die maßgeblichen Einträge enthält.
Sichern Sie mehr als eine Stundensumme
Prüfen Sie, welche Daten und Berichte Ihr bisheriger Anbieter tatsächlich bereitstellt. Verlassen Sie sich nicht auf einen Exportknopf, den Sie noch nie benutzt haben. Öffnen Sie die Dateien und kontrollieren Sie einen vollständigen Beispielzeitraum.
Für den Abgleich sind insbesondere Person, Datum, Zeitangaben, Pausen und gegebenenfalls Projektzuordnung wichtig. Halten Sie auch fest, nach welchen Filtern und Rundungsregeln der Bericht erstellt wurde. Bewahren Sie die Dateien geschützt auf und klären Sie, wer später darauf zugreifen muss.
Das Bundesarbeitsministerium erläutert zur Arbeitszeiterfassung, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen sind. Eine Monatsstundensumme allein bildet diese Angaben nicht ab. Welche weiteren Vorgaben und Aufbewahrungsregeln bei Ihnen gelten, sollten Sie für Ihren Betrieb gesondert prüfen.
Ein alter Zugang sollte erst dann beendet werden, wenn benötigte Unterlagen gesichert und die Folgen der Beendigung geklärt sind. Vertragsfristen, Zugriff auf frühere Berichte und eine mögliche Datenübernahme sind getrennte Fragen.
Rechnen Sie einen Tag von Hand nach
Nehmen Sie für die Prüfung einen überschaubaren Fall. Im folgenden frei erfundenen Beispiel arbeitet Amir von 08:30 bis 17:00 Uhr mit 30 Minuten Pause. Die Anwesenheit umfasst 8 Stunden 30 Minuten; nach Abzug der Pause bleiben 8 Stunden Arbeitszeit.
Von diesen 8 Stunden sind 5 Stunden 45 Minuten Projekt Nord und 2 Stunden 15 Minuten Projekt Süd zugeordnet. Die Projekte ergeben zusammen ebenfalls 8 Stunden. Das ist eine Prüfrechnung, keine Vorgabe, dass jeder Betrieb jede Arbeitsminute einem Kundenprojekt zuordnen muss.
| Prüfschritt | Ergebnis im Beispiel |
|---|---|
| 08:30 bis 17:00 Uhr | 8 Stunden 30 Minuten |
| Abzüglich Pause | 30 Minuten |
| Arbeitszeit | 8 Stunden |
| Projekt Nord | 5 Stunden 45 Minuten |
| Projekt Süd | 2 Stunden 15 Minuten |
| Projektzeiten zusammen | 8 Stunden |
Wenn zwei Berichte voneinander abweichen, prüfen Sie zuerst Zeitraum, Zeitzone, Pausenabzug, Filter und Rundung. Beachten Sie auch das Format: 7,5 Dezimalstunden sind 7 Stunden 30 Minuten, nicht 7 Stunden 50 Minuten. Korrigieren Sie erst die Ursache, bevor Sie Werte nachtragen.
Bei Minutezilla sind Anwesenheit und Projektzeiterfassung getrennte Abläufe. Ein Check-in ersetzt daher nicht automatisch die Zuordnung von Projektzeiten. Für den Einstieg hilft der Überblick zur Zeiterfassung im Browser.
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Prüfen Sie den Alltag vor dem Teamstart
Gehen Sie die wichtigsten Handgriffe mit einer Person durch: Anmeldung, Zeitstart, Pause beziehungsweise Timer-Stopp, Nachtrag und Bericht. Verwenden Sie zunächst ein Beispiel auf Papier. Begleiten Sie anschließend einen echten Arbeitstag, ohne künstliche Stunden in produktive Konten einzutragen.
Achten Sie nicht nur auf die Gesamtsumme. Kann die Person einen vergessenen Eintrag richtig nachtragen? Ist klar, wie ein Fehler gemeldet wird? Findet die verantwortliche Person den passenden Zeitraum im Bericht? Prüfen Sie die benötigten Funktionen auch auf den Geräten, die im Alltag verwendet werden.
Vereinbaren Sie einen Rückblick nach den ersten Arbeitstagen. Sammeln Sie konkrete Fragen statt nur zu fragen, ob das neue Tool gefällt. „Wo wurde die Pause eingetragen?“ oder „Warum fehlt Projekt Süd im Bericht?“ lässt sich gezielt klären.
Was beim Wechsel zu Minutezilla möglich ist
In Minutezilla lassen sich Projektzeiten mit einem Timer oder manuell erfassen. Anwesenheit wird über Check-in, Pausen und Check-out geführt. Zeitberichte können nach Zeitraum und weiteren Kriterien gefiltert und als PDF ausgegeben werden; für HR-Berichte stehen CSV-Ausgaben bereit.
Ein allgemeiner Import alter Zeiten aus anderen Programmen oder aus CSV-Dateien ist nicht verfügbar. Rechnen Sie deshalb nicht mit einer automatischen Übernahme Ihrer gesamten Historie. Sichern Sie vorhandene Aufzeichnungen unabhängig davon und klären Sie den Start neuer Buchungen bewusst.
Urlaubskonten und bereits genehmigte Abwesenheiten brauchen einen eigenen Abgleich. Dafür gibt es die Anleitung Urlaub verwalten und verstreute Excel-Listen ablösen.
Wenn Sie noch eine Alternative auswählen, finden Sie Entscheidungskriterien unter Crewmeister-Alternative prüfen. Sobald der Ablauf feststeht, können Sie Minutezilla im Browser ausprobieren.
Ihre Checkliste für den Wechsel
- Stichtag, Uhrzeit und Zeitzone schriftlich festlegen.
- Neue Buchungen, Altbestände und spätere Korrekturen eindeutig zuordnen.
- Laufende Timer und fehlende Einträge mit den betroffenen Personen prüfen.
- Benötigte Aufzeichnungen exportieren, öffnen und geschützt sichern.
- Einen Arbeitstag und einen Bericht mit bekannten Zahlen nachrechnen.
- Anwesenheit, Projektzeiten und Urlaubskonten getrennt abgleichen.
- Ansprechperson und Startanleitung an das Team geben.
- Nach den ersten Arbeitstagen offene Fragen und Berichtssummen prüfen.
Häufige Fragen zum Wechsel der Zeiterfassung
Muss ich zum Monatsanfang wechseln?
Nein. Der Monatsanfang kann Berichte leichter abgrenzbar machen. Sie können auch einen anderen Stichtag wählen, wenn die Zuordnung neuer Zeiten und der Umgang mit alten Einträgen klar geregelt sind.
Kann ich meine bisherigen Stunden automatisch in Minutezilla importieren?
Ein allgemeiner Zeitdatenimport aus anderen Tools oder aus CSV ist nicht verfügbar. Planen Sie die Sicherung alter Daten und den Beginn neuer Buchungen als getrennte Aufgaben.
Warum stimmen zwei Stundensummen nicht überein?
Häufig lohnt sich zuerst ein Blick auf Filter, Zeiträume, Zeitzonen, Pausen und Rundung. Prüfen Sie die einzelnen Einträge anhand eines bekannten Tages, bevor Sie die Differenz pauschal nachtragen.
Sollten alle Mitarbeitenden während des Wechsels doppelt erfassen?
Legen Sie einen maßgeblichen Erfassungsweg fest. Wenn Sie für einen begrenzten Vergleich zwei Systeme nutzen, müssen Zeitraum, Zweck und Zuständigkeit klar sein, damit dieselbe Arbeit später nicht doppelt abgerechnet oder gezählt wird.
Stand: 1. November 2026. Amir, die Projektnamen und sämtliche Beispielzahlen sind frei erfunden.
