Der Dezember rückt näher, auf einigen Urlaubskonten stehen noch freie Tage und im Postfach warten Anträge auf eine Antwort. Jetzt lohnt sich ein gemeinsamer Blick auf die Planung: Wer möchte wann frei haben? Welche Tage sind schon genehmigt? Und wer muss noch über seinen offenen Urlaub informiert werden?
Mit dieser Checkliste bringen Sie die Urlaubskonten Ihres Teams vor dem Jahreswechsel 2026/2027 auf den aktuellen Stand. Sie erfahren, welche Angaben Sie brauchen, wann ein individueller Hinweis wichtig ist und welche Fälle Sie genauer prüfen sollten.
Die fünf Aufgaben vor dem Jahreswechsel
- Urlaubsstand prüfen: Wie viele Tage stehen der Person zu, wie viele hat sie genommen und was ist noch geplant oder beantragt?
- Persönlich informieren: Teilen Sie rechtzeitig mit, welcher Urlaub noch offen ist, fordern Sie zur Urlaubsnahme auf und erklären Sie, unter welchen Voraussetzungen er verfallen kann.
- Urlaub einplanen: Beantworten Sie Anträge und stimmen Sie Vertretungen ab. Es muss genug Zeit bleiben, den Urlaub tatsächlich zu nehmen.
- Sonderfälle prüfen: Etwa längere Krankheit, Elternzeit, Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder besondere Vertragsregeln.
- Vereinbarungen festhalten: Notieren Sie, wer sich um offene Fragen kümmert, was mitgeteilt wurde und wann Sie den Stand erneut prüfen.
Sie können im Team einen Termin vereinbaren, bis zu dem erste Urlaubswünsche vorliegen sollen. Ein später eingehender Antrag ist dadurch aber nicht automatisch unwirksam.
Wie viele Urlaubstage sind wirklich noch offen?
Wählen Sie zunächst ein Datum für Ihre Übersicht. Notieren Sie für jede Person den Jahresanspruch, bereits genommenen Urlaub, genehmigte künftige Abwesenheiten und offene Anträge. Gibt es noch Ansprüche aus früheren Jahren, führen Sie diese mit dem jeweiligen Jahr separat auf.
Ein Antrag ist noch kein genommener Urlaub. Auch ein genehmigter Dezemberurlaub ist am Stichtag im Oktober noch eine geplante Abwesenheit. Kontrollieren Sie nach dem Zeitraum, ob der Urlaub wie vorgesehen genommen wurde oder sich etwas geändert hat.
Schauen Sie bei digitalen Urlaubskonten genau hin: Manche Anzeigen ziehen beantragte oder genehmigte Tage schon von der verfügbaren Zahl ab. Prüfen Sie deshalb, was „verbleibend“ in Ihrem System bedeutet, bevor Sie diese Zahl in eine Nachricht an Mitarbeitende übernehmen. Aus der Anzeige allein ergibt sich nicht, ob ein Anspruch rechtlich besteht oder bereits verfallen ist.
Bei regelmäßiger Teilzeit hängt die Zahl der Urlaubstage insbesondere von der Verteilung der Arbeitstage ab. Das Rechenbeispiel und die Grenzen der Umrechnung stehen im Beitrag Urlaub bei Teilzeit berechnen.
Individueller Hinweis: Was Arbeitgeber beachten müssen
Für den Verfall gesetzlichen Urlaubs kommt es grundsätzlich darauf an, ob der Arbeitgeber die betreffende Person tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Dazu gehören eine konkrete, transparente Information, die Aufforderung zur Urlaubsnahme und ein rechtzeitiger Hinweis auf mögliche Verfallsfolgen. Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag genügt hierfür regelmäßig nicht. Das erläutert das Bundesarbeitsgericht in 9 AZR 541/15, insbesondere Randnummern 43 bis 46.
Schauen Sie nach, was Sie der Person bereits mitgeteilt haben. Eine E-Mail kurz vor Silvester kann zu spät sein, wenn sich der Urlaub dann gar nicht mehr nehmen lässt. Wie früh Sie informieren müssen, hängt deshalb auch davon ab, wie viele Tage offen sind und wann Urlaub möglich ist. Einen festen Novembertermin für alle Fälle gibt es nicht.
Geben Sie in der Nachricht das Urlaubsjahr und den Stand zum jeweiligen Datum an. Nennen Sie eine Ansprechperson für Fragen und bewahren Sie die Nachricht mit einem geeigneten Nachweis der Übermittlung auf. Eine Empfangsbestätigung kann dabei helfen; sie beantwortet aber nicht, ob auch genug Zeit und Gelegenheit für den Urlaub blieben.
Wann lässt sich Resturlaub ins neue Jahr übertragen?
§ 7 Absatz 3 Bundesurlaubsgesetz sieht grundsätzlich vor, Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung kommt nach dieser Regelung bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen in Betracht; dafür nennt das Gesetz die ersten drei Monate des Folgejahres. Hinweisobliegenheiten und Besonderheiten des Einzelfalls sind zusätzlich zu beachten.
Prüfen Sie also erst den Grund für eine Übertragung, bevor Sie eine Frist eintragen. Der 31. März 2027 ist kein Datum, an dem sämtliche offenen Urlaubstage automatisch verschwinden. Für zusätzlichen vertraglichen oder tariflichen Urlaub können zudem andere Regeln gelten als für den gesetzlichen Mindesturlaub.
Besonders bei längerer Arbeitsunfähigkeit reicht eine Standardfrist nicht aus. Die BAG-Entscheidung 9 AZR 245/19 unterscheidet unter anderem danach, ob vor Beginn der fortdauernden Erkrankung im Urlaubsjahr gearbeitet wurde. Daraus folgt keine pauschale Regel, dass jeder krankheitsbedingt offene Urlaub nach 15 Monaten verfällt.
Auch Verjährung und Verfall sind unterschiedliche Fragen. Zum Beginn der Verjährung gesetzlichen Mindesturlaubs und zur Mitwirkung des Arbeitgebers siehe BAG 9 AZR 266/20. Bei Elternzeit, Austritt oder streitigen Altansprüchen sollte die konkrete Konstellation separat geklärt werden; ein Kontostand ersetzt diese Prüfung nicht.
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Beispiel: Fünf Personen, unterschiedliche nächste Schritte
Stellen wir uns ein Büro mit fünf Mitarbeitenden vor. Am 29. Oktober 2026 prüft die Teamleitung die Urlaubskonten. Das folgende Beispiel ist frei erfunden; alle Tage gehören zum angenommenen Anspruch aus 2026. Genehmigte Tage und offene Anträge werden getrennt gezählt.
| Person | Anspruch 2026 | Bereits genommen | Künftig genehmigt | Noch offen beantragt | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|
| Mara | 30 Tage | 22 Tage | 4 Tage | 2 Tage | Über den Antrag entscheiden; weitere Wünsche abstimmen |
| Jonas | 24 Tage | 20 Tage | 4 Tage | 0 Tage | Geplanten Dezemberurlaub und Vertretung bestätigen |
| Lea | 30 Tage | 30 Tage | 0 Tage | 0 Tage | Prüfen, ob alle Einträge vollständig sind |
| Timo | 20 Tage | 15 Tage | 0 Tage | 0 Tage | Fünf noch nicht verplante Tage besprechen |
| Nora | 30 Tage | 18 Tage | 0 Tage | 0 Tage | Wegen längerer Arbeitsunfähigkeit die geltenden Regeln prüfen |
Mara hat acht ihrer 30 Tage noch nicht genommen. Vier davon sind genehmigt, zwei beantragt und zwei noch ohne Termin. Reserviert die Software bereits genehmigte und beantragte Tage, könnte sie nur zwei frei verfügbare Tage anzeigen. Die anderen sechs Tage sind damit aber noch nicht genommen oder verfallen.
Bei Jonas geht es vor allem darum, den geplanten Urlaub und die Vertretung zu bestätigen. Mit Timo muss die Teamleitung noch passende Termine finden. Bei Nora muss sie zuerst klären, welche Regeln wegen der längeren Arbeitsunfähigkeit gelten. Ob die nötigen individuellen Hinweise erfolgt sind und ob Ansprüche aus Vorjahren bestehen, wird zusätzlich geprüft.
Diese Angaben gehören in Ihre Abschluss-Checkliste
Mit dieser Liste können Sie die offenen Punkte Schritt für Schritt abarbeiten. Halten Sie die Angaben knapp und geben Sie nur den zuständigen Personen Zugriff.
| Prüffeld | Was festgehalten wird |
|---|---|
| Person und Urlaubsjahr | Welcher Anspruch wird geprüft? Altjahre getrennt ausweisen. |
| Stand zum Datum | Anspruch, genommen, künftig genehmigt und beantragt getrennt. |
| Offene Punkte | Welche Einträge oder Entscheidungen fehlen noch? |
| Persönliche Mitteilung | Datum, Inhalt, Empfänger und Nachweis der Übermittlung. |
| Planung | Gewünschte Zeiträume, Entscheidung und erforderliche Vertretung. |
| Übertragung oder Sonderfall | Welche Regel gilt, wer prüft sie und was ist noch offen? |
| Nächster Termin | Wann wird der Stand erneut geprüft oder die Person noch einmal informiert? |
Gesundheitsdetails gehören nicht in einen allgemein sichtbaren Teamplan. Für die Einsatzplanung genügt regelmäßig die benötigte Information zur Abwesenheit. Bewahren Sie individuelle Mitteilungen und die Prüfung besonderer Fälle mit passenden Zugriffsrechten auf.
Für die konkrete Planung der freien Zeiträume können Sie anschließend die Urlaubsplanung 2027 im Team nutzen. Dort stehen Brückentage und Vertretungsabsprachen im Mittelpunkt.
Urlaubskonten und Anträge in Minutezilla abstimmen
In Minutezilla können Mitarbeitende ihren Urlaubsstand ansehen und Urlaub beantragen. Admins und Manager bearbeiten die Anträge; Admins legen das Kontingent für das jeweilige Jahr fest. Bei der verfügbaren Restzahl werden auch offene Anträge berücksichtigt. Schauen Sie daher neben dem Saldo immer auf den Status der einzelnen Anträge.
Gehen Sie den Ablauf zunächst für eine Person durch: Stimmt das Jahreskontingent? Sind die Anträge richtig erfasst? Passt die Anzeige zu Ihren Aufzeichnungen? Danach können Sie die übrigen Konten prüfen. Die persönliche Information der Mitarbeitenden, die Entscheidung über eine Übertragung und die rechtliche Prüfung müssen Sie weiterhin selbst organisieren.
So funktioniert die Urlaubsverwaltung mit Zeiterfassung. Sie können Minutezilla im Browser ausprobieren.
Häufige Fragen zum Resturlaub
Verfällt Resturlaub automatisch am 31. Dezember?
Nein, ein Kalenderwechsel allein reicht nicht aus. Für gesetzlichen Urlaub sind insbesondere die Mitwirkung des Arbeitgebers, die tatsächliche Möglichkeit der Urlaubsnahme und mögliche Sonderfälle zu berücksichtigen.
Ist der 31. März immer der letzte Termin?
Nein. Die gesetzliche Übertragungsregel ist an Voraussetzungen gebunden. Hinweise, Krankheit und weitere besondere Regelungen können die Beurteilung beeinflussen. Eine pauschale Löschung aller Konten zu diesem Datum ist kein verlässlicher Ablauf.
Zählt ein offener Urlaubsantrag schon als genommener Urlaub?
Nein. Beantragt, genehmigt und tatsächlich genommen sind unterschiedliche Zustände. Eine Reservierung im Konto kann die verfügbare Zahl verändern, ohne dass der Urlaub bereits stattgefunden hat.
Genügt eine Übersicht in der Urlaubssoftware als individueller Hinweis?
Verlassen Sie sich nicht allein auf die Anzeige eines Saldos. Prüfen Sie, ob die erforderliche konkrete Information, Aufforderung und rechtzeitige Möglichkeit zur Urlaubsnahme tatsächlich vorliegen. Die Kontoverwaltung ersetzt diese Schritte nicht automatisch.
Quellen und Prüfstand
Stand: 29. Oktober 2026. Die rechtlichen Erläuterungen stützen sich auf die verlinkten Vorschriften und BAG-Entscheidungen. Das Teambeispiel ist erfunden; die Checkliste soll Ihnen die Organisation erleichtern. Besondere Fälle müssen anhand der jeweils geltenden Regeln geprüft werden.
